Berita Enam Cara Anda Dapat Menggunakan AI untuk Mengelola Email Anda dengan Lebih Baik

---

Teknologi tampaknya berkembang dengan sangat cepat, namun entah bagaimana, kita semua masih sering berkomunikasi seperti pada tahun 1994: Email masih menjadi hal yang penting baik untuk penggunaan pribadi maupun bisnis, dan tidak akan hilang dalam waktu dekat. Meskipun Anda tidak dapat mengubah protokol komunikasi masyarakat, yang dapat Anda ubah adalah pendekatan Anda terhadap email itu sendiri. Artinya, jika Anda menginginkannya, Anda dapat memperkenalkan sedikit teknologi modern, dalam bentuk alat kecerdasan buatan, ke dalam standar perpesanan yang jauh lebih tua.

Apakah alat AI baru ini sangat berguna untuk cara Anda berinteraksi dengan email, itu tergantung pada preferensi pribadi. Namun, alat-alat ini Mengerjakan ada, dan perusahaan akan terus membangun dan mengembangkannya. Baik Anda tertarik untuk meningkatkan keterampilan komunikasi secara umum atau sedang mencari bantuan virtual untuk akhirnya mencapai kotak masuk nol, pertimbangkan enam cara berikut untuk menggunakan AI bersama email Anda.

Ada banyak aplikasi AI khusus di luar sana untuk semua jenis tujuan—menulis email atau lainnya—tetapi Anda dapat mengabaikan sebagian besar aplikasi tersebut dengan aman. Pertama, mereka biasanya menginginkan uang Anda: Bantuan Pramukamisalnya, telah mengumpulkan berbagai asisten email AI yang berbeda, termasuk miliknya sendiri, yang berkisar dari $4 hingga $4 $49 per pengguna per bulan. (Program mereka sendiri berharga $40 per pengguna per bulan, sesuai dengan nilainya.) Hal ini, menurut pendapat sederhana orang yang skeptis terhadap AI ini, tidak masuk akal.

Sebaliknya, jika Anda tertarik untuk memasukkan AI ke dalam alur kerja email Anda, saya yakin Anda lebih baik mengandalkan alat yang gratis dan dapat diakses, seperti chatbot gratis Copilotatau mencoba program yang ada di dalam aplikasi dan platform email yang sudah Anda gunakan. Untuk opsi terakhir, saya memikirkan opsi seperti Copilot Microsoft dengan Outlook, yang juga tidak murah—membutuhkan dua langganan untuk menggunakannya: Kopilot Pro ($20 per bulan), dan Microsoft 365 ($6,99 per bulan atau $69,99 per tahun).

Opsi mana pun dapat membawa Anda ke sana untuk sebagian besar, tetapi di bawah ini, saya juga akan membahas satu situasi tertentu di mana Anda perlu mencari solusi pihak ketiga berbayar.

Cara menggunakan AI dengan email Anda

Menyusun pesan Anda

Jika Anda menghabiskan sebagian besar hari Anda (atau, mungkin, sebagian besar waktunya) menulis email, Anda mungkin merasa sedikit lelah saat menyusun pesan terakhir sebelum waktu tutup. Salah satu “janji” AI adalah ia dapat menangani kesibukan Anda. Dalam hal ini, Anda dapat mencoba mengandalkannya untuk menulis email atas nama Anda, sehingga Anda tidak perlu mengetik sendiri semuanya.

Tentu saja, Anda tidak perlu menjalankan AI secara langsung di dalam atau di samping aplikasi email pilihan Anda untuk melakukan hal ini. Anda selalu dapat meminta chatbot pilihan Anda untuk membuat draf email tentang subjek pilihan Anda, lalu menyalin dan menempelkan hasilnya ke email Anda.

Namun, jika Anda sudah menyiapkannya, Anda dapat mengandalkan alat bawaan untuk melakukan hal yang sama. Copilot, misalnya, bekerja langsung di Outlook, melalui Draf dengan fitur Copilot. Anda mengetikkan jenis pesan yang Anda inginkan (misalnya, informasikan kepada tim bahwa kami telah mendapat lampu hijau untuk proyek tersebut, dengan batas waktu akhir bulan), dan tim tersebut akan menulis email Anda.

Apa pun metode yang Anda gunakan, kemungkinan besar AI juga akan merespons masukan. Melihat sebagai AI rentan terhadap kesalahanAnda mungkin harus melakukan beberapa koreksi. AI pilihan Anda kemungkinan besar mendukung revisi keluarannya. Jika email yang dirancang oleh AI tidak tepat sasaran, Anda dapat membagikan apa yang ingin Anda lihat, dan AI akan menulis ulang pesan tersebut. Cara bot menerima masukan Anda kemungkinan besar akan bergantung pada cara bot dirancang. Untuk Copilot, misalnya, Anda dapat mengirimkan prompt lain dengan revisi Anda, atau memilih opsi “Regenerate” yang memberikan kesempatan lain pada draf tersebut.

Mengoreksi tulisan Anda

Pemeriksaan ejaan mungkin telah menyelamatkan leher Anda lebih dari beberapa kali. (Saya tahu ini telah menyelamatkan saya.) Namun meskipun pemeriksaan ejaan sangat bagus dalam menangkap kata-kata yang salah eja, dan pemeriksaan tata bahasa juga menemukan masalah dengan sintaksis, mereka bukanlah pengganti editor luar yang dapat melihat tulisan Anda secara objektif secara keseluruhan. , dan mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan.

Jika Anda tidak memiliki kolega yang bisa memindai draf email Anda, Anda dapat mencoba menggunakan alat AI untuk menangkap hal-hal yang mungkin Anda lewatkan. Katakanlah Anda memutuskan untuk menulis email sendiri, tetapi Anda tidak mempercayai mata Anda sendiri untuk membacanya secara menyeluruh dan menemukan kesalahan atau kecanggungan apa pun. Anda dapat menyalin teks email dan menempelkannya ke chatbot, dan meminta bot tersebut mengoreksi tulisan Anda untuk kesalahan ejaan dan tata bahasa, serta kejelasan secara keseluruhan.

Setelah teks terlihat bagus bagi Anda dan bot, cukup salin dan tempel kembali ke aplikasi email Anda, dan kirimkan.

Menerima pelatihan tentang tulisan Anda

Lebih dari sekadar proofreading sederhana, Microsoft memiliki fitur yang disebut “Coaching by Copilot” yang menawarkan saran tentang cara meningkatkan keterampilan menulis email Anda. Ini mungkin membantu ketika Anda merasa email Anda perlu dilubangi, tetapi Anda tidak yakin bagaimana atau di mana.

Copilot akan memberikan saran pada tiga kategori utama: Nada (mungkin Anda bisa lebih formal dalam menyampaikan pesan kepada klien), Sentimen Pembaca (mungkin ada ruang untuk mengatasi kekhawatiran penerima lebih dari Anda), dan Kejelasan (apakah Anda memberikan rincian yang cukup dalam tanggapan Anda untuk menjawab pertanyaan penerima?) Copilot juga akan memberikan contoh spesifik tentang hal-hal yang dapat Anda katakan yang sesuai dengan sarannya. Jika Anda menyukai saran apa pun, Anda dapat menyalin dan menempelkannya ke email Anda.

Mengubah nada pesan Anda

Pengembang AI telah lama mengiklankan teknologi mereka sebagai alat luar biasa untuk menulis ulang draf Anda dengan nada suara yang berbeda. Jika upaya pertama Anda mengirim email terlalu informal, misalnya—mungkin karena Anda membiarkan rasa frustrasi yang terpendam, atau karena Anda terlalu terbiasa mengirim pesan kepada teman daripada rekan kerja—Anda dapat mencoba menandai di bot untuk menulis ulang email tersebut. nada yang lebih profesional. Jika tulisan Anda cenderung kaku dan kaku, Anda dapat menugaskan AI untuk membuatnya lebih menyenangkan dan ringan, tergantung kepada siapa Anda mengirim email.

Copilot di Outlook, misalnya, menawarkan alat ini dalam menu edit di fungsi “Draft with Copilot”. Anda dapat memilih dari “Langsung”, “Netral”, “Santai”, “Formal”, atau “Buat sajak”. (Perusahaan sering kali senang menambahkan setidaknya satu perubahan nada yang “menyenangkan” ke dalam campuran, baik Anda benar-benar menggunakannya atau tidak.)

Namun gunakan fitur ini dengan hati-hati. Penulisan AI memiliki keunikan dan kecenderungannya sendiri yang mungkin terlihat jelas oleh siapa pun yang memperhatikannya. Anda mungkin memperhatikan bahasa yang berbunga-bunga saat AI mencoba menulis ulang pesan agar lebih pribadi, atau pilihan kata yang aneh saat membuat pesan menjadi lebih serius.

Meringkas email atau rangkaian pesan yang panjang

Meskipun Anda tidak ingin menggunakan AI untuk karya kreatif apa pun, AI mungkin menarik bagi Anda saat membaca email yang panjang atau rangkaian pesan yang panjang. Jika Anda memiliki Copilot di Outlook, misalnya, Anda akan menemukan tombol “Ringkasan” baru di bagian atas kotak masuk Anda. Dengan menggunakannya, AI akan memindai satu email atau thread tertentu, dan merangkum poin-poin penting untuk Anda. Copilot juga akan melampirkan nomor ke sorotan tertentu, sehingga Anda dapat melihat di email atau thread mana bot mengambil informasi tersebut.

Mengelola kotak masuk Anda

Anehnya, sebagian besar bot AI email arus utama sebagian besar dirancang untuk membuat dan meringkas email, dan tidak menawarkan banyak fitur untuk mengelola kotak masuk Anda. Mereka cenderung memprioritaskan pembuatan teks daripada pengelolaan pesan.

Saya membayangkan hal itu akan berubah dalam waktu dekat (saya akan terkejut jika Microsoft tidak berinvestasi dalam solusi manajemen email AI), namun hingga saat itu, Anda perlu mencari opsi pihak ketiga jika ingin merasakan fitur-fitur ini di sini dan sekarang.

Salah satu opsi yang tampaknya layak adalah kotak warasekstensi bertenaga AI yang dapat Anda gunakan dengan sebagian besar layanan email, termasuk Outlook. Berikut ikhtisar singkat fitur-fitur utama AI:

• Ada Sane Nantiyang memfilter pesan kurang penting dari kotak masuk untuk Anda periksa nanti.

• kotak waras lalu memfilter email berikutnya dari pengirim ini ke folder ini.

• Jika email yang dimaksud adalah buletin, iklan, atau pesan lain yang tidak ingin Anda lihat lagi, ya Lubang Hitam yang Warasyang menyaring email-email ini dan membuangnya atas nama Anda.

• Akhirnya, ada Email Sangat Bersih: Anda dapat menugaskan AI untuk mencari email yang lebih lama dari tanggal tertentu, dan AI mengumpulkan pesan-pesan yang menurutnya tidak Anda perlukan dalam arsip Anda. Anda akan menerima daftar semua email yang ditemukan, dan memilih apakah akan menyimpannya, atau menghapusnya.