Berita Enam Cara Anda Dapat Menggunakan AI Dengan Excel

---

Sudah hampir dua tahun sejak itu ChatGPT mengubah persepsi masyarakat terhadap AInamun gagasan untuk menggunakan AI generatif di tempat kerja masih terasa seperti curang. Meskipun ada banyak cara yang diduga mencurigakan dalam memanfaatkan teknologi untuk mengambil jalan pintas dan melakukan outsourcing pekerjaan, ada juga cara yang mencurigakan kasus penggunaan AI yang sah dalam pekerjaan profesional Anda sehari-hari. Faktanya, perusahaan seperti Microsoft kini memasukkan alat AI langsung ke dalam aplikasi kerja mereka, dengan harapan bahwa pengguna akan menemukan cara untuk memanfaatkan teknologi ini sebaik-baiknya untuk meningkatkan alur kerja mereka.

Excel adalah salah satu aplikasi tersebut: Meskipun ada aplikasi independen, alat pihak ketiga Anda dapat memanfaatkan AI generatif dengan spreadsheet Anda, metode paling mudah adalah dengan menggunakan alat milik Microsoft, Copilot. Sejak tahun 2023, perusahaan telah meluncurkan kemampuan Copilot dalam rangkaian kerja Microsoft 365, yang berarti selama Anda memiliki pengaturan yang tepat, Anda dapat menggunakan AI generatif dengan spreadsheet Anda untuk menyelesaikan sejumlah tugas.

Siapa yang bisa menggunakan Copilot di Excel?

Anda mungkin bingung mengapa, setelah menjalankan Excel, Anda tidak melihat opsi untuk menggunakan Copilot. Itu bukan Anda: Ini Microsoft. Perusahaan sebenarnya memerlukan dua langganan terpisah untuk menggunakan Copilot dengan rangkaian kerja desktopnya: Anda memerlukan Microsoft 365 agar dapat mengakses aplikasi seperti Word, Excel, dan PowerPoint, namun Anda juga memerlukan Copilot Pro, langganan “profesional” perusahaan, untuk menggunakan rangkaian fitur AI-nya.

Di antara fitur-fitur seperti akses prioritas ke model terbaru OpenAI dan Suara Kopilotlangganan Copilot Pro menambahkan asisten AI ke aplikasi Microsoft 365 Anda. Kedua langganan tersebut digabungkan belum tentu murah: Copilot Pro berharga $20 per bulan Microsoft 365 biaya $6,99 per bulan, atau $69,99 per tahun—kecuali Anda berkualitas untuk berlangganan gratis.

Jika Anda tidak ingin membayar keduanya, langganan Copilot Pro memberi Anda akses ke Copilot di web versi Excel, yang ditawarkan Microsoft secara gratis untuk semua orang. Itu seharusnya cukup untuk memahami apa yang bisa Anda lakukan dengan Copilot di Excel, tapi ada sejumlah keterbatasan ke aplikasi web dibandingkan dengan apa yang dapat Anda harapkan dari versi desktopnya.

Catatan penting lainnya: Anda tidak dapat menggunakan Copilot di Excel jika file Anda disimpan secara lokal ke komputer Anda. Jika ya, Anda akan melihat tombol Copilot berwarna abu-abu. Anda harus memindahkan spreadsheet ke OneDrive untuk bermain-main dengan alat AI.

Berhati-hatilah saat menggunakan AI untuk pekerjaan penting atau tepat

AI tampak seperti jalan pintas di permukaan: Anda memintanya melakukan sesuatu untuk Anda, dan presto, tugas selesai. Namun, ingatlah bahwa AI generatif bukannya sempurna; sebaliknya, ia rentan terhadap kesalahan dan kekeliruan, sebuah efek yang disebut “berhalusinasi.” Microsoft tidak menyangkal hal ini: Anda akan melihat setiap kali Anda menggunakan Copilot di Excel, setiap hasil diakhiri dengan pernyataan bahwa “Konten yang dihasilkan AI mungkin salah.”

Itu tidak berarti Anda harus menghindari penggunaan Copilot di Excel sama sekali. Sebaliknya, Anda harus meninjau hasilnya dengan cermat. Jika pekerjaan Anda mengandalkan akurasi dan presisi, berhati-hatilah.

Oleh karena itu, mari kita lihat beberapa fitur Copilot yang menurut saya mungkin berguna bagi pengguna Excel. Spreadsheet adalah bukan menurut pendapat saya, jadi saya membayangkan hal berikut dapat memberikan dukungan, terutama bagi kita yang mungkin tidak tahu persis apa yang kita lakukan ketika kita membuka halaman yang penuh dengan angka dan angka.

Kelola Bagan, PivotTable, tren, dan lainnya

Jadi, Anda memiliki banyak data di spreadsheet, dan Anda tidak yakin dengan apa yang Anda lihat. Tentu saja, visual sering kali merupakan cara yang berguna untuk memecah data tersebut menjadi sesuatu yang mudah dicerna. Saya tahu saya lebih mungkin memahami implikasi kumpulan data jika saya melihatnya sebagai grafik, bukan lautan angka.

Salah satu fitur utama Copilot yang diiklankan Microsoft adalah jenis analisis data ini: Saat Anda mengklik tombol Copilot di Excel, Anda dapat menekan tombol “Pahami” di sidebar untuk menugaskan AI menganalisis data Anda. Anda dapat meminta Copilot untuk menampilkan data Anda dalam bagan atau PivotTable. Copilot menampilkan keluaran ini dalam umpan obrolan bilah sisi, sehingga Anda dapat melihatnya sendiri apakah visualnya sesuai dengan harapan. Jika ya, Anda dapat menjalankannya melalui tombol “Tambahkan ke lembar baru”.

Minta Copilot untuk memberikan rumus

Saya kagum dengan pengguna mahir Excel yang secara intuitif mengetahui cara menggunakan rumus untuk melakukan penghitungan di spreadsheet mereka. Saya mungkin bisa mengisi tabel dengan data jika perlu, tetapi meminta saya membuat rumus untuk melakukan penghitungan di kumpulan data saya? Lupakan saja.

Ini pastinya akan menjadi salah satu kegunaan Copilot yang paling saya andalkan: Daripada memikirkan rumus untuk menghitung total biaya perusahaan saya atau untuk menemukan jumlah rata-rata hari yang dibutuhkan suatu proses, Anda dapat meminta Copilot untuk membuat rumus ini untuk Anda. Bot AI kemudian dapat membuat kolom atau baris baru yang menampilkan penghitungan ini.

Anda dapat meminta Copilot kapan saja untuk melakukan hal ini, tetapi Anda juga dapat memulai dengan mengklik “Buat” di bawah menu Copilot.

Di sisi lain, jika Anda mencoba menggunakan kekuatan otak Anda sendiri untuk menghasilkan rumus, dan ternyata tidak berhasil, Anda dapat meminta Copilot untuk memecahkan masalah: Microsoft mengatakan bot seharusnya dapat membantu Anda mengidentifikasi alasan mengapa suatu rumus tidak berfungsi dengan benar. Hal yang sama berlaku untuk rumus yang tidak Anda pahami: Rumus mungkin berfungsi dengan baik, namun jika Anda tidak mengikuti prosesnya, Anda dapat meminta Copilot untuk menjelaskan rumus tersebut kepada Anda.

Format spreadsheet Anda

Copilot juga dapat membantu memformat spreadsheet untuk Anda. Daripada menghabiskan waktu mencoba menebalkan item sendiri, atau mencari cara menyebarkan data melalui beberapa kolom, lihat apakah perintah Copilot dapat mencapai hasil yang sama.

Misalnya, Anda dapat meminta Copilot untuk membagi data Anda ke beberapa kolom berdasarkan metrik apa pun yang Anda tentukan, mungkin jika Anda ingin membagi nama lengkap di spreadsheet Anda dari satu kolom menjadi dua (satu untuk nama depan dan satu lagi untuk nama belakang). Anda dapat menyorot tipe data tertentu, seperti jika Anda ingin melihat enam bulan paling produktif teratas disorot dengan warna hijau, dan bulan produktif terendah disorot dengan warna merah. Anda juga dapat meminta asisten untuk menebalkan metrik tertentu yang berubah seiring perubahan data Anda.

Berikut contoh lainnya: Seperti yang disoroti oleh YouTuber ChandooAnda dapat meminta Copilot untuk mengambil tanggal yang diformat berdasarkan hari/bulan/tahun, mengekstrak hari dalam seminggu dari masing-masing tanggal, dan mencetak hasilnya sebagai kolom baru di akhir spreadsheet. Sekarang, selain tanggal kalender ini, Anda juga memiliki hari yang sesuai dalam seminggu (misalnya Minggu, Senin, Selasa, dll.).

Bicaralah dengan Copilot tentang data Anda

Manfaat chatbot percakapan adalah mereka dirancang untuk memahami pertanyaan standar. Secara teori, Anda seharusnya bisa mengajukan pertanyaan kepada Copilot tentang kumpulan data Anda seperti Anda bertanya kepada pakar yang mengetahui semua tentang data tersebut, dan menerima jawaban yang tepat.

Anda dapat meminta Copilot untuk mencari tren apa pun dalam kumpulan data Anda, seperti sesuatu yang penting yang mungkin Anda abaikan. Di sisi lain, Anda dapat bertanya tentang outlier apa pun dalam data Anda, mungkin titik data yang tidak sesuai dengan kumpulan data lainnya, yang dapat digunakan untuk menginformasikan pengambilan keputusan di masa mendatang. Anda dapat mengajukan pertanyaan spesifik tentang data yang muncul saat menganalisisnya. Sesuatu yang mungkin membutuhkan waktu cukup lama untuk Anda temukan saat menyisir dan menyelidikinya sendiri bisa lebih cepat jika mengandalkan AI. (Sekali lagi, selalu periksa kembali pekerjaan yang dihasilkan AI, Copilot, atau lainnya.)

Hasilkan kode Python dalam Excel

Excel sekarang memiliki tombol “Analisis Lanjutan” di menu Kopilot yang dapat mengumpulkan analisis data Anda, diikuti dengan menulis dan menjalankan kode Python untuk menampilkan data tersebut secara visual. Ini semacam penggabungan dari beberapa tugas yang saya bahas di atas, dan jika Anda berpengalaman dengan Python, Anda dapat melihat kode yang dihasilkan Copilot untuk melihat apa yang terjadi.

Gunakan petunjuk untuk membantu Anda memulai

Jika, seperti saya, Anda tidak memiliki imajinasi untuk membuat sendiri salah satu dari perintah AI ini, Microsoft punya sejumlah besar inspirasi tersedia di situs Copilot Lab-nya. Anda dapat memilih untuk fokus pada Excel secara spesifik, serta tugas dan pekerjaan tertentu, atau cukup menelusuri seluruh kumpulan perintah.